Gründe für den Wechsel festhalten
Bevor ein neuer Dienstleister gesucht wird, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf die Gründe. Liegt es an der Qualität in einzelnen Bereichen, an häufig wechselndem Personal, an schlechter Erreichbarkeit oder an Absprachen, die nicht eingehalten werden? Wer diese Punkte konkret aufschreibt, kann sie im Gespräch mit neuen Anbietern gezielt ansprechen. Typisch wäre etwa, dass die Böden sauber sind, Türgriffe und Lichtschalter aber regelmäßig übersehen werden.
Manchmal zeigt die Liste auch, dass das Problem in der Leistungsbeschreibung steckt. Steht dort zum Beispiel nichts über Glastüren oder die Teeküche, wurden diese Flächen vielleicht schlicht nie beauftragt. Der Wechsel bietet dann die Gelegenheit, den Umfang neu und vollständig zu fassen.
Auch der Zeitpunkt will überlegt sein. Mitten in einer arbeitsreichen Phase, etwa während eines Umbaus oder kurz vor einer Eröffnung, ist die Einarbeitung schwieriger. Wenn es der Vertrag zulässt, eignet sich ein ruhiger Abschnitt im Jahr besser.
Den laufenden Vertrag prüfen
Reinigungsverträge enthalten in der Regel Bestimmungen zu Laufzeit, Kündigungsfrist und Form der Kündigung. Manche verlängern sich automatisch, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird. Prüfen Sie deshalb früh, bis wann und in welcher Form eine Kündigung eingehen muss, und planen Sie den Wechsel von diesem Datum aus rückwärts.
Wo Fristen, Sonderkündigungsrechte oder Formfragen unklar sind, sollten Sie sich rechtlich beraten lassen. In Wohnanlagen kann zudem die Hausverwaltung oder die Eigentümergemeinschaft beteiligt sein, weil dort oft gemeinsam über Dienstleister entschieden wird. Klären Sie vorab, wer den Wechsel beschließen muss.
Beim neuen Vertrag lohnt ein Blick auf dieselben Punkte: Laufzeit, Kündigung und die Frage, wie Änderungen am Leistungsumfang vereinbart werden. Klare Regeln erleichtern spätere Anpassungen, wenn sich Flächen oder Nutzung ändern.
Leistungen beschreiben und Angebote einholen
Ein Leistungsverzeichnis ist die Grundlage für vergleichbare Angebote. Es nennt Räume und Flächen, die gewünschten Tätigkeiten, den Turnus und die Reinigungszeiten. Ist es genau formuliert, bleibt wenig Raum für Missverständnisse.
Für ein belastbares Angebot sollte sich der neue Anbieter das Objekt vorher ansehen. Bei der Besichtigung zeigt sich, welche Beläge verlegt sind, wo besondere Stellen liegen und wie der Zugang geregelt ist. Grundrisse oder eine Raumliste, falls vorhanden, sparen dabei Zeit und helfen, nichts zu vergessen. Planen Sie für Besichtigungen und Angebote ausreichend Zeit ein, damit die Entscheidung nicht unter Druck fällt.
Neben dem Leistungsumfang helfen diese Punkte beim Vergleich:
- Fester Ansprechpartner und seine Erreichbarkeit
- Feste Reinigungskräfte im Objekt oder wechselndes Personal
- Art und Ablauf der Qualitätskontrolle
- Regeln für Schlüssel und Zugänge
- Nachweis einer Betriebshaftpflicht
Bestand aufnehmen: Material, Geräte und Zustand
Im Putzraum stehen oft Geräte, Maschinen und Reinigungsmittel, die der bisherigen Firma gehören. Klären Sie rechtzeitig, was abgeholt wird und was im Haus bleibt. Ähnlich verhält es sich mit Spendern für Seife, Papierhandtücher und Toilettenpapier: Sie gehören mal dem Objekt, mal der Reinigungsfirma oder einem Lieferanten. Werden sie beim Abzug abgebaut, fehlt am Stichtag genau das, was der Alltag braucht.
Sinnvoll ist außerdem eine kurze Bestandsaufnahme des Zustands. Fotos von Böden, Sanitärräumen und auffälligen Stellen zum Stichtag schaffen eine klare Ausgangslage. So lässt sich später nachvollziehen, welche Schäden schon vor dem Wechsel da waren, und alle Beteiligten wissen, wovon sie ausgehen. Bewahren Sie die Fotos zusammen mit dem Übergabeprotokoll auf.
Übergabe planen: Schlüssel, Zugänge, Einweisung
Damit zwischen dem letzten Einsatz der bisherigen Firma und dem Start der neuen keine Lücke entsteht, braucht es einen klaren Stichtag. Bis dahin sollten alle Schlüssel, Transponder und Zugangscodes erfasst sein. Lassen Sie sich ausgegebene Schlüssel von der bisherigen Firma vollständig zurückgeben und halten Sie die Rückgabe schriftlich fest.
Wurden Codes für Türen oder Alarmanlage genutzt, ist es sinnvoll, sie nach dem Wechsel zu ändern. Die neue Firma erhält Schlüssel und Codes gegen ein Übergabeprotokoll. Wer welche Schlüssel hat, gehört in eine Liste, die bei jeder Änderung aktualisiert wird.
Vor dem Start steht eine Einweisung vor Ort. Dazu gehören Wege durch das Gebäude, Abstellplätze für Material, Lichtschalter, Hinweise zur Alarmanlage und besondere Wünsche einzelner Abteilungen. Dabei sollte auch feststehen, wo Verbrauchsmaterial lagert und wer es nachfüllt.
Den Start begleiten
In der Anfangszeit lohnt sich ein genauerer Blick. Gehen Sie nach den Reinigungsterminen der Startphase gemeinsam mit dem Ansprechpartner der neuen Firma durch die Räume und notieren Sie, was gut läuft und was nachgebessert werden soll. Kleine Abweichungen lassen sich so früh klären, bevor sie zur Gewohnheit werden.
Hilfreich ist eine Ansprechperson auf Ihrer Seite, bei der Rückmeldungen aus dem Team gesammelt werden. So kommen Hinweise gebündelt beim Dienstleister an, statt sich über verschiedene Wege zu verteilen. Ist die Zusammenarbeit eingespielt, genügt meist eine Abstimmung im vereinbarten Rhythmus.
Informieren Sie außerdem die Menschen, die im Gebäude arbeiten oder wohnen. Neue Gesichter auf dem Flur, geänderte Reinigungszeiten oder ein anderer Ablauf in der Teeküche sorgen sonst für Rückfragen. Meist reicht dafür ein kurzer Hinweis per Aushang oder Rundmail.
Fazit
Ein Wechsel der Reinigungsfirma gelingt, wenn Vertrag, Leistungsbeschreibung und Übergabe rechtzeitig vorbereitet sind. Fristen klären Sie im Zweifel mit rechtlicher Beratung, den neuen Umfang bei einer Besichtigung des Objekts. Für die Planung des Übergangs in Ihrem Objekt nimmt sich Südklar gern Zeit für ein Gespräch vor Ort.
Kurz gefragt
Wann sollte ich mit der Suche nach einer neuen Reinigungsfirma beginnen?
Rechnen Sie vom Kündigungstermin Ihres laufenden Vertrags rückwärts. Für Leistungsbeschreibung, Besichtigungen, Angebote und Einweisung sollte genug Zeit bleiben. Welche Frist für Sie gilt, ergibt sich in der Regel aus dem Vertrag, bei Unklarheiten hilft eine rechtliche Beratung.
Was passiert mit den Schlüsseln der bisherigen Firma?
Lassen Sie sich alle ausgegebenen Schlüssel und Transponder zurückgeben und halten Sie die Rückgabe schriftlich fest. Wurden Zugangscodes oder Codes für die Alarmanlage genutzt, ist eine Änderung nach dem Wechsel sinnvoll. Die neue Firma erhält ihre Schlüssel gegen ein Übergabeprotokoll.
