Wozu ein Leistungsverzeichnis dient
Ein Leistungsverzeichnis beschreibt schriftlich, welche Räume gereinigt werden, welche Arbeiten dort anfallen und in welchem Rhythmus das geschieht. Es bildet die gemeinsame Grundlage für Anfrage, Angebot und spätere Ausführung. Fehlt ein solches Dokument, rechnet jeder Anbieter mit eigenen Annahmen. Am Ende liegen dann Angebote auf dem Tisch, die sich kaum nebeneinanderlegen lassen, weil jedes etwas anderes beschreibt.
Auch nach der Vergabe bleibt das Verzeichnis nützlich. Neue Reinigungskräfte arbeiten sich schneller ein, Rückfragen lassen sich anhand einer klaren Vorlage beantworten, und bei Reklamationen geht es nicht um Erinnerungen, sondern um eine vereinbarte Leistung. Für kleinere Objekte genügt oft eine übersichtliche Tabelle. Für größere Gebäude wird häufig ein Raumbuch geführt, in dem jeder Raum mit Nutzung, Fläche und Belag erfasst ist. Damit das Dokument aktuell bleibt, wird es angepasst, sobald Räume hinzukommen oder sich ihre Nutzung ändert, jeweils mit dem Datum des neuen Stands.
Verrichtung oder Ergebnis: welche Art der Beschreibung passt
Grundsätzlich lässt sich eine Reinigungsleistung auf verschiedene Weise beschreiben. Die verrichtungsorientierte Variante legt fest, was in welchem Takt zu tun ist: Böden feucht wischen, Papierkörbe leeren, Spiegel reinigen, jeweils mit festem Turnus. Sie ist leicht zu kontrollieren, weil sich jede Tätigkeit abhaken lässt. Allerdings wird dann auch gereinigt, wenn es gar nicht nötig wäre, während an anderer Stelle Bedarf entsteht, den der Plan nicht vorsieht.
Die ergebnisorientierte Variante definiert dagegen den Zustand, den ein Raum haben soll, etwa „Sanitärbereich ohne sichtbare Verschmutzung, Spender aufgefüllt“. Wie oft dafür gereinigt wird, plant die Reinigungsfirma selbst. Das schafft Spielraum, setzt aber klare Kriterien und regelmäßige Kontrollen voraus. Viele Auftraggeber verbinden die Ansätze: feste Tätigkeiten für sensible Bereiche wie Sanitärräume, Zielzustände für Flure, Lager oder Nebenräume. Welche Lösung passt, hängt auch davon ab, wie viel Kontrolle Sie selbst übernehmen können und möchten.
Checkliste: Angaben zum Objekt
Bevor es um einzelne Arbeiten geht, braucht ein Anbieter ein Bild vom Gebäude. Grundrisspläne mit Raumbezeichnungen sind dabei besonders wertvoll: Wenn Auftraggeber und Reinigungsfirma dieselben Namen verwenden, lassen sich Rückfragen und spätere Hinweise eindeutig einem Raum zuordnen. Je vollständiger die folgenden Angaben sind, desto weniger muss geschätzt werden:
- Adresse, Gebäudeart und Nutzung, zum Beispiel Bürohaus, Praxis, Ladenfläche oder Werkstatt
- Raumliste, gegliedert nach Raumgruppen wie Büro, Sanitär, Teeküche, Flur, Treppenhaus und Lager
- Flächen je Raum oder Raumgruppe, möglichst aus Plänen übernommen statt geschätzt
- Bodenbeläge, etwa Fliesen, Linoleum, Vinyl, Naturstein, Parkett oder textiler Belag
- Besonderheiten wie Glastrennwände, empfindliche Oberflächen oder schwer erreichbare Bereiche
- Ungefähre Belegung und Besucheraufkommen
Checkliste: Leistungen, Turnus und Zeiten
Der Kern des Verzeichnisses ordnet jeder Raumgruppe ihre Arbeiten zu. Bewährt hat sich eine Tabelle mit den Raumgruppen in den Zeilen und den Tätigkeiten samt Turnus in den Spalten. Formulieren Sie dabei mit eindeutigen Verben: „Boden feucht wischen“ lässt weniger Spielraum als „Boden reinigen“, „Spiegel streifenfrei reinigen“ ist präziser als „Sanitär pflegen“.
Denken Sie außerdem an Ausnahmen. Was geschieht in Betriebsferien, an Brückentagen oder nach einer Veranstaltung im Haus? Solche Fälle lassen sich vorab regeln, etwa als Zusatzleistung auf Abruf. Prüfen Sie beim Ausfüllen auch diese Punkte:
- Tätigkeiten je Raumgruppe, so konkret wie möglich beschrieben
- Turnus je Tätigkeit, also feste Abstände oder Reinigung nach Bedarf, statt einer Regel, die für das ganze Haus gilt
- Gewünschte Reinigungszeit, etwa vor Arbeitsbeginn, während der Öffnungszeiten, nach Feierabend oder am Wochenende
- Periodische Arbeiten wie Fenster- und Glasreinigung oder Grundreinigung als eigene Positionen
- Verbrauchsmaterial: Wer stellt Seife, Papierhandtücher, Toilettenpapier und Müllbeutel?
- Abfall: Bis wohin wird er gebracht, und nach welchen Fraktionen wird getrennt?
Checkliste: Organisation und Kontrolle
Viele Unklarheiten entstehen nicht beim Reinigen selbst, sondern an den Schnittstellen zwischen Betrieb und Reinigungsteam. Deshalb gehören auch organisatorische Fragen ins Verzeichnis:
- Zugang: Schlüssel, Transponder, Alarmcodes und die Frage, wer sie übergibt
- Ansprechpartner im Betrieb und bei der Reinigungsfirma samt Erreichbarkeit
- Abstellraum für Geräte und Reinigungsmittel, Wasseranschluss und Ausguss
- Tabuzonen: Bereiche, die nicht betreten oder nicht berührt werden, etwa Serverräume oder Schreibtische mit Unterlagen
- Art der Qualitätskontrolle, also gemeinsame Begehung, Rückmeldeweg und Umgang mit Mängeln
- Interne Vorgaben, beispielsweise ein Hygieneplan in der Arztpraxis
Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden
Häufig werden Verzeichnisse aus älteren Verträgen übernommen, obwohl sich die Nutzung längst geändert hat. Ein Raum, der früher Lager war, dient heute vielleicht als Besprechungszimmer, und aus einer kleinen Teeküche ist ein Pausenraum geworden. Gehen Sie das Gebäude deshalb vor der Anfrage selbst ab und gleichen Sie die Liste mit dem tatsächlichen Zustand ab.
Problematisch sind auch unbestimmte Begriffe wie „gründlich“ oder „nach Bedarf“ ohne Erläuterung. Wer „nach Bedarf“ schreibt, sollte festlegen, wer den Bedarf feststellt und wie er gemeldet wird. Und schließlich ersetzt kein Verzeichnis die Besichtigung: Erst vor Ort zeigt sich, wie verwinkelt ein Grundriss ist oder wie stark ein Eingang beansprucht wird. Bei Vergaben mit formalen Vorgaben, etwa im öffentlichen Bereich, klären Sie die Anforderungen mit der zuständigen Vergabestelle oder einer Rechtsberatung.
Fazit
Ein Leistungsverzeichnis muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, dass Räume, Arbeiten, Turnus und Zuständigkeiten so beschrieben sind, dass Außenstehende sie ohne Rückfrage verstehen. Mit einer solchen Grundlage werden Angebote vergleichbar und die Zusammenarbeit klarer. Beim Abgleich Ihres Verzeichnisses mit dem tatsächlichen Objekt unterstützt Sie Südklar Gebäudereinigung mit einer Beratung vor Ort.
Kurz gefragt
Muss ich die Flächen meines Gebäudes genau kennen?
Genaue Flächen erleichtern den Vergleich von Angeboten, sind für eine Anfrage aber nicht zwingend. Fehlen sie, werden sie häufig bei der Besichtigung aufgenommen. Wichtig ist, dass alle Anbieter von denselben Angaben ausgehen.
Wer verfasst das Leistungsverzeichnis?
Meist entwirft der Auftraggeber eine Grundfassung, weil er Nutzung und Anforderungen aus dem Alltag kennt. Die Reinigungsfirma kann diese Fassung nach der Besichtigung ergänzen oder präzisieren. Bei umfangreichen Ausschreibungen ziehen Auftraggeber teils externe Fachleute hinzu.
