Der Rundgang: alle Bereiche erfassen
Bevor über Zeiten oder Umfang gesprochen wird, steht eine Bestandsaufnahme an. Gehen Sie die Räume der Reihe nach ab und notieren Sie, wie jeder Raum genutzt wird. Dabei fallen oft Bereiche auf, an die zunächst niemand gedacht hat: der Abstellraum mit dem Kopierer, das kleine Archiv im Keller oder die Garderobe im Eingang.
Hilfreich ist ein Grundriss, auf dem Sie die Räume markieren. So sieht auch die Reinigungsfirma auf einen Blick, wie das Büro aufgebaut ist. Vermerken Sie dabei auch Besonderheiten wie empfindliche Bodenbeläge, Räume mit beschränktem Zugang oder Bereiche, in denen Kundendaten offen liegen können.
Klären Sie beim Rundgang außerdem, welche Räume abgeschlossen sind und ob die Reinigung dort hinein soll. Ein Serverraum oder ein Personalbüro mit Akten wird manchmal bewusst ausgenommen.
Folgende Bereiche gehören in fast jede Aufstellung:
- Arbeitsplätze in abgetrennten Büros und auf offenen Flächen
- Besprechungsräume und Konferenzbereiche
- Empfang und Wartebereich für Besucher
- Teeküche oder Sozialraum
- Toiletten und Waschräume
- Flure, Treppen und Aufzug
- Archiv, Lager und Technikräume, sofern sie betreten werden dürfen
Nicht jeder Raum braucht denselben Aufwand
Ein Besprechungsraum, der nur gelegentlich genutzt wird, stellt andere Anforderungen als die Teeküche, in der den ganzen Tag Kaffee gekocht wird. Sanitärräume und Küchenbereiche stehen in vielen Büros oben auf der Liste, weil sie stark beansprucht werden und Schmutz dort besonders auffällt.
Dazu kommt die Wirkung nach außen. Empfang, Eingangsbereich und Räume, in denen Kunden empfangen werden, prägen, wie Besucher das Unternehmen wahrnehmen. Ein Archiv, das kaum jemand betritt, verträgt dagegen größere Abstände.
Ein Beispiel: In einem Ingenieurbüro mit wenig Besucherverkehr liegt der Schwerpunkt eher auf Arbeitsplätzen und Sanitär. In einer Versicherungsagentur mit Laufkundschaft rücken dagegen Eingang, Empfang und Besprechungsraum in den Vordergrund.
Daraus ergibt sich kein starres Schema, sondern eine Abstufung. Manche Bereiche werden bei jedem Einsatz gereinigt, andere seltener. Wie oft das jeweils sein soll, ist Sache der Absprache mit der Reinigungsfirma.
Reinigungszeiten, die zum Arbeitstag passen
Viele Büros werden außerhalb der Bürozeiten gereinigt, also frühmorgens oder abends nach Feierabend. Der Grund ist einfach: Leere Räume lassen sich ungestört und gründlich reinigen, und niemand muss für das Wischen seinen Platz räumen.
Tagsüber zu reinigen kann trotzdem sinnvoll sein, etwa in Betrieben mit Schichtarbeit oder bei viel Besucherverkehr, wenn Sanitärräume zwischendurch gepflegt werden sollen. Das Wochenende bietet Raum für Arbeiten, die mehr Ruhe brauchen.
Wird tagsüber gereinigt, spielt die Lautstärke eine Rolle. Staubsauger und Maschinen gehören nicht neben Telefonplätze oder vor laufende Besprechungen. Leise Tätigkeiten wie das Auffüllen von Seife und Papier oder das Abwischen von Türklinken lassen sich dagegen gut in den Arbeitstag einfügen.
Für die Planung helfen Antworten auf diese Fragen:
- Zu welchen Uhrzeiten ist das Büro in der Regel leer?
- Gibt es Gleitzeit, Schichtbetrieb oder Tage mit Homeoffice?
- Sind Besprechungsräume auch abends belegt?
- Wann wird die Alarmanlage scharf geschaltet, und wer darf sie bedienen?
Was das Team beitragen kann
Eine Reinigungskraft kann nur reinigen, was zugänglich ist. Deshalb lohnt es sich, im Team einige einfache Regeln zu vereinbaren und sie neuen Kolleginnen und Kollegen beim Einstieg zu erklären. Solche Regeln drücken kein Misstrauen aus, sondern machen die Arbeit für alle planbar.
Wer sie schriftlich festhält, etwa im Intranet oder als Aushang in der Teeküche, erspart sich wiederholte Diskussionen. Typische Punkte für eine solche Vereinbarung:
- Schreibtische zum Feierabend so weit freiräumen, dass die Fläche erreichbar ist, denn liegen gebliebene Unterlagen werden üblicherweise nicht angefasst
- Geschirr in die Spülmaschine stellen oder selbst spülen, je nachdem, was vereinbart ist
- Kühlschrank regelmäßig von vergessenen Lebensmitteln befreien und dafür einen festen Tag bestimmen
- Bildschirme, Tastaturen und Telefone: klären, ob das Team sie selbst pflegt oder ob sie zum Auftrag gehören
- Pflanzen: festlegen, wer sie gießt und ob sie für die Reinigung beiseitegestellt werden dürfen
- Papierkörbe und Sammelbehälter eindeutig beschriften, damit Wertstoffe richtig getrennt werden
- Vertrauliches Papier nur in die dafür vorgesehenen Behälter werfen und festlegen, welche Behälter die Reinigung nicht leert
Leistungen und Verbrauchsmaterial schriftlich festhalten
Am Ende der Planung steht eine schriftliche Beschreibung, die Raum für Raum die Arbeiten und ihren Rhythmus festhält. Sie dient als gemeinsame Grundlage, wenn später Fragen aufkommen, und erleichtert neuen Ansprechpartnern im Unternehmen den Einstieg.
Auch das Verbrauchsmaterial gehört in diese Beschreibung. Wer bestellt Seife, Handtuchpapier und Müllbeutel, wo werden sie gelagert, und wer füllt die Spender nach? Bleibt das offen, hängt irgendwann ein leerer Spender im Waschraum, und niemand fühlt sich zuständig.
Ähnliches gilt für die Arbeitsgeräte der Reinigung. Ob Staubsauger und Wischgeräte jedes Mal mitgebracht werden oder im Büro bleiben, entscheidet darüber, ob ein Abstellraum dafür gebraucht wird.
Absprachen mit der Reinigungsfirma und spätere Anpassungen
Beim Auftraggeber sollte es eine Person geben, die Hinweise aus dem Team sammelt und an die Reinigungsfirma weitergibt. Umgekehrt ist ein fester Ansprechpartner bei der Firma hilfreich, damit Rückfragen nicht ins Leere laufen. Wer Schlüssel oder Zugangskarten erhält, gehört in ein Übergabeprotokoll, das bei jedem Wechsel aktualisiert wird.
Für den Alltag reichen kurze Wege: eine E-Mail, ein Notizbuch in der Teeküche oder ein Anruf, wenn etwas auffällt. Wichtig ist, dass Hinweise konkret sind. „Im Besprechungsraum am Flurende sind die Tischkanten klebrig“ hilft mehr als „es war nicht sauber“.
Büros verändern sich: Abteilungen ziehen um, Räume werden umgenutzt, ein Bereich steht vorübergehend leer. Der Leistungsumfang sollte solchen Änderungen folgen. Ein gemeinsamer Rundgang von Zeit zu Zeit zeigt, ob der Plan noch zum Büro passt.
Fazit
Eine Büroreinigung lässt sich gut planen, wenn alle Räume erfasst, die Zeiten auf den Arbeitstag abgestimmt und die Aufgaben des Teams geklärt sind. Feste Ansprechpartner beim Auftraggeber und bei der Reinigungsfirma sorgen dafür, dass Hinweise ankommen. Für den Einstieg bietet Südklar Gebäudereinigung einen gemeinsamen Rundgang durch Ihr Büro an, bei dem der passende Umfang besprochen wird.
Kurz gefragt
Müssen Mitarbeitende ihre Schreibtische abends abräumen?
Das entscheidet jedes Unternehmen selbst. Freie Flächen lassen sich aber gründlich reinigen, während Unterlagen üblicherweise unberührt bleiben und die Fläche darunter ausgespart wird. Eine kurze Regel im Team schafft hier Klarheit.
Wer ist für die Teeküche zuständig?
Das legen Sie im Leistungsumfang fest. Typische Fragen sind, ob die Reinigungskraft die Spülmaschine ausräumt, Geschirr spült oder den Kühlschrank auswischt. Je genauer das geregelt ist, desto weniger Missverständnisse entstehen im Team.
