Warum die Summe allein wenig aussagt
Wer mehrere Angebote einholt, schaut oft zuerst auf den Betrag am Ende. Das ist verständlich, führt aber leicht in die Irre. Hinter ähnlichen Summen können sehr unterschiedliche Leistungen stehen. Ein Angebot sieht vielleicht die Reinigung der Glastüren vor, ein anderes nicht. Das eine rechnet den Sanitärbereich bei jedem Einsatz ein, das andere nur in größeren Abständen.
Liegt ein Angebot deutlich unter den übrigen, kann das an einem knappen Zeitansatz oder an fehlenden Leistungen liegen. Das muss nicht so sein, ist aber eine Nachfrage wert.
Vergleichbar werden Angebote erst, wenn sie auf derselben Grundlage beruhen. Diese Grundlage schaffen Sie, indem Sie vorab beschreiben, was gereinigt werden soll. Alternativ legen Sie die eingegangenen Angebote Punkt für Punkt nebeneinander und fragen dort nach, wo etwas fehlt.
Leistungsumfang: was genau gereinigt wird
Der Kern eines Angebots ist die Leistungsbeschreibung. Sie sollte für jeden Bereich angeben, welche Tätigkeiten vorgesehen sind. Pauschale Formulierungen wie „Reinigung der Büroräume“ lassen offen, ob Schreibtische abgewischt, Papierkörbe geleert oder Heizkörper und Türen berücksichtigt werden. Aussagekräftig wird die Beschreibung, wenn jede Tätigkeit mit einem Turnus und einem Bereich verknüpft ist.
Klären Sie außerdem, ob Reinigungsmittel und Hygienepapier im Angebot enthalten sind oder gesondert gestellt werden. Besonders genau lohnt sich der Blick auf Leistungen, die von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich geregelt werden:
- Fenster, Glastüren und Glastrennwände
- Teeküchen samt Spülmaschine und Kühlschrank
- Auffüllen von Seife, Handtuchpapier und Toilettenpapier
- Kellerräume, Archive, Technikräume und Lagerflächen
- Grundreinigung der Böden als gesonderte Leistung
Turnus und Reinigungszeiten
Zum Leistungsumfang gehört die Frage, wie oft welcher Bereich gereinigt wird. Ein Angebot, das alle Räume im selben Rhythmus vorsieht, ist nicht unbedingt falsch, aber selten passgenau. Sanitärräume und Eingangsbereiche brauchen meist mehr Aufmerksamkeit als ein Besprechungsraum, der kaum genutzt wird. Prüfen Sie, ob der Turnus nach Bereichen unterschieden wird und zu Ihrer tatsächlichen Nutzung passt.
Ebenso wichtig ist die Tageszeit. Ob früh am Morgen, während der Arbeitszeit, nach Feierabend oder am Wochenende gereinigt wird, hat Folgen für Zugang, Schlüssel und Alarmanlage. Achten Sie darauf, ob das Angebot eine bestimmte Zeit voraussetzt und ob sich diese mit Ihren Abläufen verträgt.
Fragen Sie auch, wie sich der Turnus anpassen lässt, etwa in Ferienzeiten, bei Betriebsurlaub oder wenn eine Abteilung umzieht. Sind solche Änderungen von vornherein vorgesehen, erspart das später Nachverhandlungen.
Flächen, Besichtigung und Zeitansatz
Viele Angebote beruhen auf Flächenangaben. Hier lohnt ein genauer Blick: Wurden die Flächen gemessen, aus Plänen übernommen oder geschätzt? Sind Flure, Treppen und Nebenräume enthalten? Weichen die Angaben verschiedener Anbieter deutlich voneinander ab, wurde vermutlich nicht derselbe Umfang kalkuliert.
Neben der Größe zählt die Art der Fläche. Ein breiter Flur mit freiem Boden ist schneller gereinigt als ein Großraumbüro mit vielen Möbeln und Kabeln. Wer nur Quadratmeter betrachtet und die Nutzung nicht berücksichtigt, vergleicht leicht Ungleiches.
Ein Angebot ohne Besichtigung kann nur auf Annahmen beruhen. Bodenbeläge, Möblierung, Verschmutzungsgrad und Wege im Gebäude beeinflussen den Aufwand erheblich, lassen sich aus der Ferne aber kaum einschätzen. Ein Termin vor Ort, bei dem diese Punkte besprochen werden, macht ein Angebot belastbarer. Aufschlussreich ist auch, welche Fragen dabei gestellt werden: Wer sich nach Nutzung, Besucheraufkommen und besonderen Bereichen erkundigt, kalkuliert in der Regel sorgfältiger.
Fragen Sie ruhig nach, wie viel Reinigungszeit für Ihr Objekt eingeplant ist. Ein sehr knapper Zeitansatz kann darauf hindeuten, dass die vereinbarten Leistungen im Alltag nicht vollständig zu schaffen sind.
Ansprechpartner, Personal und Absicherung
Neben dem Was zählt das Wie. Wichtig ist, wer Ihr Ansprechpartner ist und auf welchem Weg Sie ihn erreichen, ob per Telefon, E-Mail oder Messenger. Ein fester Ansprechpartner, der das Objekt kennt, erspart lange Erklärungen bei jeder Rückfrage. Erkundigen Sie sich auch, ob im Objekt feste Reinigungskräfte arbeiten oder häufig wechselnde.
In Arztpraxen, Kitas oder Schulen kommen eigene Anforderungen hinzu, etwa ein Hygieneplan oder Absprachen mit der Leitung. Prüfen Sie, ob das Angebot darauf eingeht.
Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen gehören ebenfalls in den Vergleich. Vertragliche Einzelheiten lassen Sie bei Unklarheiten von einer Rechtsberatung prüfen. Weitere Punkte, die Sie abfragen können:
- Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung
- Regelung zur Schlüsselübergabe und Schlüsselverwaltung
- Ablauf von Qualitätskontrollen und Meldung von Mängeln
- Vertretung bei Urlaub oder Krankheit
- Umgang mit Reinigungsmitteln und Umweltaspekten
Angebote praktisch nebeneinanderlegen
Für den Vergleich reicht eine Übersicht: Zeilen für Bereiche und Tätigkeiten, Spalten für die Anbieter. So fallen Lücken sofort auf. Notieren Sie zu jedem Anbieter auch, ob eine Besichtigung stattgefunden hat und welche Fragen offengeblieben sind. Wo Angaben fehlen, fragen Sie nach, statt sie zu vermuten. Die Antworten zeigen nebenbei, wie sorgfältig und verständlich ein Anbieter kommuniziert, und das ist für eine langfristige Zusammenarbeit kein Nebenaspekt.
Ist die Entscheidung gefallen, lohnt ein gemeinsamer Termin vor dem Start. Dabei werden Zugänge, Schlüssel, Ansprechpartner und offene Punkte aus dem Angebot verbindlich geklärt. Halten Sie das Ergebnis schriftlich fest, damit später alle von derselben Grundlage ausgehen.
Fazit
Ein fairer Vergleich setzt voraus, dass alle Angebote dasselbe beschreiben: gleiche Bereiche, gleiche Tätigkeiten, passender Turnus, nachvollziehbare Flächen. Erst dann sagt die Summe etwas aus. Achten Sie zusätzlich auf Ansprechpartner, Personal und Absicherung. Südklar erstellt Angebote nach einer Besichtigung, bei der auch offene Fragen zu Ihrem Objekt zur Sprache kommen. Ihr Angebot erhalten Sie anschließend innerhalb von 48 Stunden.
Kurz gefragt
Wie viele Angebote sollte ich einholen?
Für private Auftraggeber gibt es keine feste Zahl. Öffentliche Auftraggeber richten sich nach ihren Vergabevorgaben. Entscheidend ist, dass jedes Angebot auf derselben Leistungsbeschreibung beruht und möglichst nach einer Besichtigung erstellt wurde. Wenige gut vergleichbare Angebote helfen mehr als viele, die Unterschiedliches beschreiben.
Sollte ich ein eigenes Leistungsverzeichnis vorgeben?
Ein eigenes Leistungsverzeichnis erleichtert den Vergleich, weil alle Anbieter auf dieselbe Grundlage antworten. Es muss nicht vollständig ausgearbeitet sein: Raumliste, gewünschte Tätigkeiten und Turnus genügen für den Anfang. Erkenntnisse aus der Besichtigung können Sie anschließend für alle Anbieter ergänzen.
